Tips Bikin Event Organizer Olahraga

Dalam mengadakan sebuah event olahraga, membentuk sebuah konsep merupakan hal yang penting. Konsep acara yang dimaksud haruslah bagus dan menarik, tetapi bertanggung jawab.  Konsep ini dikembangkan dengan pengetahuan dan pengalaman, dan hendaknya jangan mempertimbangkan biaya terlebih dahulu. “Konsep acara haruslah mempunyai target yang hendak dicapai,” tambah beliau.

Jika sudah memiliki konsep, maka motivasi dan kejujuran harus dikembangkan dan dipertahankan. “Penyelenggara acara harus yakin dengan kemampuan untuk mengadakan acara tersebut,” ungkapnya. Selanjutnya, motivasi ini berguna agar kita mempunyai perencanaan ke depan, karena regenerasi perlu pada olahraga.

Event Organizer juga harus jujur pada acara sendiri: jujur pada atlet, jujur pada penonton, jujur pada panitia, jujur pada sponsor, dan jujur pada semua pihak. Kejujuran akan sangat diperlukan untuk merangkul semua pihak pada event-event berikutnya.

Tidak Butuh Banyak Panitia

Dalam mengadakan sebuah acara, beliau berpendapat bahwa tidak diperlukan banyak panitia yang membantu. “Bahkan, saya pernah mengadakan suatu acara hanya dengan 2 orang,” ungkapnya. Dengan SDM terbatas namun mau bergerak, maka event olahraga akan terlaksana dengan baik.

Menurut beliau, kepanitiaan dengan SDM yang terbatas justru akan mempermudah dalam penyamaan pandangan, sehingga acara lebih mudah terlaksana. “Dengan panitia yang banyak, dikhawatirkan justru akan terjadi kekacauan pandangan,” tuturnya.

Biaya Bukan Kendala

Biaya yang selama ini menjadi kendala dalam mengadakan sebuah event olahraga, rupanya bukan merupakan hal utama dalam parameter kesuksesan acara. “Jangan mempertimbangkan biaya dahulu, baru menyusun konsep,” ungkap beliau. “Bahkan tanpa sponsor pun, kita mampu membuat sebuah acara tetap sukses,” tambahnya.

Dalam menghadapi kendala biaya, Event Organizer harus cerdas dalam memperoleh pemasukan. Misalnya dengan mengadakan biaya pendaftaran, ticketing, dan biaya penghematan yang bahkan sangat kecil besarnya. Dengan cara-cara seperti itu, biaya yang dibutuhkan bisa sangat diminimalisasi, sehingga biaya tidak lagi menjadi kendala.

Suasana Kekeluargaan

Tidak bisa dipungkiri, dalam menyelenggarakan sebuah acara, koordinasi kepanitiaan memainkan peranan yang cukup besar. Menanggapi hal tersebut, Menteri Olahraga dan Kesehatan Keluarga Mahasiswa ITB, Nanda Reza (Planologi ’06), juga berkesempatan memberikan tips-tipsnya. Menurutnya, membentuk kepanitiaan yang bersifat kekeluargaan adalah kuncinya.

Membentuk kekeluargaan akan memberikan hasil yang lebih baik, karena dilandasi kenyamanan dalam kepanitiaan tersebut. Suasana kekeluargaan akan membentuk kepanitiaan yang mempunyai kesamaan pandangan dan mau bekerja.

Selain itu, ketua panitia hendaknya mencari orang yang tepat untuk mengisi suatu posisi kepanitiaan, sesuai dengan potensi yang ada pada orang tersebut. “Kita juga perlu membina hubungan dan jaringan-jaringan dengan himpunan olahraga itu sendiri, misalnya PSSI, dan lainnya,” tambahnya. Dengan begitu, pembinaan atlet dapat dilakukan secara lebih intensif, dan mendapatkan ilmu berharga dari himpunan tersebut.

5 Syarat Suksesnya Event Organizer

Memasarkan nama (branding) merupakan suatu hasil dari proses alamiah. Dalam bisnis Event Organizer yang terpenting adalah bukti akan kemampuan melayani orang lain daripada nama yang dibangun melalui biaya iklan. Dengan demikian berarti harus melalui proses bertahap. Konsistensi & persistent adalah kata yang tepat dalam memasarkan sebuah Event Organizer.

Lalu syarat apa saja yang diperlukan untuk suksesnya sebuah event organizer hingga mencapai suatu tahap memiliki branding image ternama? Berikut ini adalah syarat-syarat yang harus dimiliki sebuah event organizer :

1. Bekal pengalaman menyelenggarakan event.
Disadari atau tidak, sebenarnya bekal yang kita miliki sebagai pengelola event sudah kita mulai sejak kita sekolah. Kepanitiaan yang kita ikuti pada waktu itu bisa dijadikan bekal pengalaman yang cukup. Paling tidak, kita sudah mengetahui prosedur mengelola suatu kegiatan dari penyusunan proposal sampai eksekusi di lapangan (manajemen acara). Di jakarta sendiri, kerap diadakan beberapa kursus singkat tentang bagaimana mengelola EO. Sedangkan di Singapura, ada sekolah khusus dengan pendidikan jurusan semacam ini.

2. Ide kreatif dan inovatif.
Bisnis EO adalah bisnis komunikasi dan bisnis hiburan, kepuasan dan ketertarikan menjadi sangat penting untuk diperhatikan. Ketika tidak ada ide cemerlang dan kreatifitas, siap-siap gigit jari. Jangan takut untuk mewujudkan ide gila yang inovatif tapi bisa diterima masyarakat. Sebisa mungkin, hindari penawaran ide yang monoton. Usahakan munculkan ide tema acara yang menarik dan berbeda.

3. Relasi bisnis (klien/sponsor) yang cukup kuat.
Sebelum memutuskan terjun ke dunia bisnis EO, kita harus melihat kembali apakah kita memiliki jaringan bisnis yang kuat atau tidak? Karena merekalah yang nantinya akan membeli atau membiayai ide-ide kreatif kita. Dan dalam kerangka itu, sebuah usaha event organizer rasanya sepakat akanperlunya web komunitas event organizer. Kebutuhan web komunitas even organizer yang bisa menjadi jembatan antara pemilik EO dan para sponsor, merchant atau artis merupakan kebutuhan wajib di era digital macam sekarang ini.

4. Modal usaha Event Organizer yang cukup.
Untuk bisnis EO, kita perlu menyiapkan modal finansial terutama untuk memenuhi keperluan-keperluan EO seperti, Mengurus legalitas usaha (CV atau PT), menyewa kantor, pengadaan alat kantor, biaya telekomunikasi, biaya persiapan event (sewa alat musik, sound system, dll), dan lain-lain.

5. Tim yang solid dan loyal.
EO adalah tim, dan menemukan tim yang solid itu tidak mudah. Apalagi begitu banyak kegiatan event organizer. Mengambil tim baru untuk EO yang baru dibentuk sama sekali tidak saya sarankan. Sebaiknya dalam mendirikan sebuah EO, kita mengajak beberapa rekan kita yang sudah lama bekerja sama dengan kita dan terbukti soliditas dan loyalitasnya. Kerja EO apalagi jika makin dekat dengan hari H penyelenggaraan acara, biasanya amat rentan bersinggungan emosi antara personel EO itu sendiri. Cermati dan miliki kemampuan untuk memanajemen emosi di saat-saat seperti ini.

Wirausaha Event Organizer Termuda dan Tersukses

Muda, berwajah tampan, dan miliarder. Begitulah Bong Chandra, 23 tahun. Disebut-sebut sebagai motivator termuda di Asia, Bong tiap Senin pagi sejak 11 Oktober lalu tampil dalam tayangan motivasi di salah satu stasiun televisi. Dan bukunya, Unlimited Wealth, sudah terjual lebih dari 10 ribu kopi.

Dalam seminar-seminar yang dibawakannya, Bong kerap menyebutkan bahwa orang bisa memulai bisnis tanpa harus mengeluarkan uang. Contohnya adalah dirinya sendiri, yang sekarang menjalankan bisnis properti dan pencucian mobil. Kedua usaha ini berawal dari profesinya sebagai motivator, yang dijalankan sejak usia 20 tahun.

Kesuksesan ini tak diraih dengan mudah. Bong harus menempa dirinya dengan kerja keras. Saat usianya menginjak 18 tahun, Bong memilih berjibaku membangun bisnis ketimbang bersenang-senang seperti remaja seusianya.

Kerja keras Bong dimulai sejak krisis ekonomi 1998. Bencana itu membuat bisnis ayahnya, Aditya, terempas. Pabrik kuenya terancam gulung tikar. “Rumah sampai nyaris dijual,” katanya saat ditemui di salah satu tempat usahanya, Free Car Wash Serpong, Tangerang Selatan, Kamis lalu.

Bong, yang kala itu berusia 11 tahun, berempati atas terpuruknya ekonomi keluarga. Kebutuhan sekolah diusahakan sendiri. Contohnya ia lebih memilih kertas bekas dan memfotokopi buku pelajaran milik temannya ketimbang membeli baru. Beberapa alat tulis juga dibuatnya sendiri. “Saya menggunakan karet (gelang) untuk penghapus,” tuturnya.

Bong kecil juga menjual sisa potongan kue di pabrik ayahnya ke sekolah. Semula ia gengsi. Apalagi dia minder karena penyakit asma, yang membuat tubuhnya ringkih, sehingga kerap dicemooh oleh rekannya. Namun motivasi dia bertahan hidup lebih besar. Bong malah makin giat mengembangkan usaha. “Saya menjual parfum dan VCD (cakram padat).”

Saat masuk SMA, ia bersama seorang temannya nekat berbelanja pakaian ke Bandung meski tak punya duit. “Modalnya kepercayaan,” katanya. Pagi hari mereka berangkat, sore kembali ke Jakarta dengan membawa setumpuk baju yang siap dijual. Bong membuka lapaknya di Senayan dan Pasar Taman Puring, Jakarta Selatan. Ia juga menjual pakaian seragam kepada rekan dan adik kelasnya.

Bong Chandra sadar motivasi perlu dipertahankan karena cemoohan berpotensi mengendurkan semangatnya. Apalagi rekannya kerap menyindir Bong. “Seumuran kita harusnya bersenang-senang,” ujar Bong menirukan rekannya. Tapi ia berkukuh.

Beruntung, orang tuanya rajin memberi nasihat. Bong pun gemar membaca buku motivator dunia, seperti Donald Trump. “Keinginan sukses makin besar,” katanya. Kegemaran ini memudahkannya memotivasi diri. Ia pun mulai menasihati temannya yang patah semangat.

Ia makin yakin akan kualitas bakatnya memotivasi orang. Bersama lima rekannya, Bong membuat event organizer untuk pelatihan motivasi. Sasarannya orang-orang dekat. “Saya diminta beberapa rekan satu jemaat di gereja,” ujarnya.

Bong awalnya memotivasi para karyawan pemasaran. Selama dua tahun pertama, ia hanya memungut biaya operasional. “Ini investasi saya,” katanya. Apalagi tujuan bisnis ini tidak untuk mencari uang. “Saya memperluas pertemanan,” katanya.

Tak sulit bagi alumnus SMA Kalam Kudus Jakarta ini mendapatkan teman dari 90 ribu peserta pelatihannya, yang kebanyakan pelaku bisnis. “Kalau teman kita sukses, kita akan kecipratan sukses,” katanya. Keyakinan Bong yang kerap mengisi pelatihan di kalangan pebisnis properti ini benar. Ia mulai diajak sesama pembicara saat memberikan pelatihan di Real Estate Jawa Timur.

Awalnya Bong diminta mencarikan investor pembangunan properti seluas 5,1 hektare di Ciledug, Tangerang. Meski gagal, rekannya tak kecewa. Ia justru diminta bergabung menjalankan bisnis ini. Akhirnya Bong dan dua temannya menjalankan perusahaan properti senilai Rp 180 miliar sejak Januari lalu. “Ini modal networking,” katanya.

Keberuntungannya terus bergulir. Pelan-pelan banyak tawaran mengajaknya berbisnis bersama. Selain properti, Bong mendirikan bisnis pencucian mobil. Usaha ini dibangun di Buah Batu, Bandung, dan Serpong. Kini ia menjalankan tiga usaha dengan karyawan mencapai 100 orang.

Menjadi pembicara motivasi membuat Bong memutuskan berhenti kuliah di Jurusan Desain Grafis Universitas Bina Nusantara. Setelah tidak kuliah, satu-satunya pilihan Bong adalah menjadi motivator yang sukses.

Meski dia sudah berbicara di hadapan 15 ribu orang per tahun, mulai mahasiswa, ibu rumah tangga, dosen, ahli hukum, dokter, pengusaha, hingga CEO, Bong menyebut dirinya sebagai pribadi yang tertutup. “Saya tidak mudah akrab,” katanya. Bong juga mengenali dirinya sebagai orang yang lambat bertindak. “Saya menuntut sempurna jadi kerap lama berpikir.”

Figur Bong yang baik, kariernya menanjak, dan wajah tampannya kerap mengundang lawan jenis menggodanya. “Ada yang kirim pesan,” katanya. Namun hatinya kadung tertambat pada satu perempuan yang menemaninya membangun usaha dari awal hingga sekarang. Ia berjanji setia. “Kalau yang lain belum tentu mau sama saya ketika masih susah,” ujarnya tersenyum.

Pengalaman Event Organizer Dari Adrie Subono

Adire Subono, nama yang sangat identik sebaggai promotor musik sekaligus bos dari event organizer Java Musikindo, menjadi narasumber dalam sebuah seminar ‘tips dan trik Menjadi Event Organizer Profesional’,

Menurut Adrie, saat mengundang seorang artis, semua tim yang tersedia harus fokus terhadap apasaja yang menjadi keinginan dari sang artis tersebut. disamping itu, dalam menentukan pilihan artis juga harus dilihat hits andalan terakhirnya, bukan dari segi album saja, karena seluruh orang dapat membeli album tersebut.

“Saat ini untuk artis tidak pernah habis masanya, oleh kerana itu di dalam memilih artis, event organizer tidak boleh berpaku kepada album saja, karena album mudah dibajak. Tetapi harus juga dilihat hits andalan terakhirnya,” papar Adrie.

“Perlu diketahui bahwa hits andalan seorang artis tidak akan habis, jadi sifatnya dari sisi penjualan album dan hits harus dipikirkan untuk menggelar konser layak atau tidak, sehingga event organizer tidak akan asal memilih, tapi semuanya harus dipertimbangkan,” imbuhnya.

bos dari event organizer Java Musikindo menambahkan, untuk sekarang ini artis di seluruh dunia mendapatkan penghasilan bukan dari hasil rekaman berupa album, tetapi dari hitsnya dengan menggelar konser. “Sekarang ini pendapatan terbesar artis di dunia tidak lagi dari album, tetapi dari hasil konser, sehingga artis selalu berusaha menghadirkan hits-hits terbaiknya,” imbuhnya.

oleh karena itu di menambahkan untuk semua event organizer lokal dapat maju dan terus belajar.

“Kita tidak ingin event organizer menjaga jarak jauh. Lihat saja ketika ada segala bentuk audisi, baik itu AFI maupun Indonesia Idol. Seluruh tim berupaya mencari dukungan kepada Pemerintah Daerah agar mendukung dalam setiap kegiatan dan menang. Dan kita pihak pemerintah terus berupaya mencari dukungan,”.

Peran IT dalam Sebuah Event Organizer

Peran IT dalam Sebuah Event Organizer 

Perlunya Web Komunitas Event Organizer - Peran IT dalam dunia EO amat sangat penting, karena IT selalu dipakai untuk menunjang bisnis ini, baik untuk manajemen maupun dalam proses membuat event. Sebagai contoh peran IT dalam membuat event sebagai berikut :

1. Membuat Proposal. Proposal sebaiknya di buat semenarik mungkin, karena proposal yang menarik bisa menjadi salah satu kunci ketertarikan pihak sponsor atau klien untuk mensponsori acara kita. Untuk membuat proposal yang menarik usahakan tidak membuat proposal yang monoton atau kuno. Gunakanlah program-program penunjang seperi Power Point, Flas, Maind Map atau yang lainnya sehingga proposal yang kita buat menjadi lebih menarik.
2. Presentasi. Pada saat presentasi adalah momen yang sangat penting untuk membuat calon klein percaya dan yakin untuk bekerjasama dengan EO kita, karena pada momen inilah akan terlihat apakah EO tersebut profesioanal atau hanya EO kacangan yang sekedar mengandalkan kemampuan presentasi, meskipun kemampuan presentasi yang baik juga merupakan hal yang sangat menentukan. Pada saat tersebut sebaiknya kita dapat memaksimalkan teknologi yang dimiliki untuk mendukung presentasi kita, misalnya dengan menampilkan database yang dimiliki, design yang menarik atau bahkan bisa membuat simulasi acara dengan menggunakan program pendukung seperti 3D Studio Max atau yang lainnya.
3. Time Table. Dalam membuat time table bisa menggunakan bermacam software, seperti Microsoft Project, Mind Map, Microsoft Excel atau yang lainnya. Yang terpenting isi dari time table tersebut harus detil, mulai dari item pekerjaan, penanggung jawab, dateline, prioritas dan perkembangan dari project. Karena hal tersebut bisa dijadikan bahan untuk di diskusikan atau di evaluasi pada saat meeting.
4. Data Base. Data Base yang lengkap dan baik akan sangat membantu EO dalam mengerjakan sebuah project. Karena dalam mengerjakan project kita biasanya membutuhkan data-data yang lengkap, misalnya data sponsor, artis, perlengkapan, venue dan lain sebagainya. Alangkah baiknya setiap kita membuat event data-data tersebut kita simpan dalam sebuah data base karena kelak data tersebut dapat digunakan oleh seorang Project Manager untuk mengerjakan projectnya.
5. Report. Banyak EO membuat laporan hanya untuk external atau klien, sedangkan laporan internal yang dibuat hanya laporan keuangannya saja. Padahal report ini sangat membantu pada saat kita akan membuat event yang sama di waktu mendatang. Laporan keuangan wajib dibuat tapi dalam isi laporan tersebut sebainya ditambahkan dengan hasil evaluasi, data-data pendukung project dan saran-saran apabila akan membuat event tersebut di waktu yang akan datang. Hal ini yang dapat membuat EO kita akan selalu menjadi lebih baik.
6. Internet. Pada era globalisasi saat ini Internet sudah menjadi suatu kebutuhan yang sangat mendasar, karena dengan internet kita bisa mencari apa yang kita butuhkan. Untuk sebuah EO sebaiknya tidak lepas dari internet, di dunia maya ini kita bisa melihat peluang-peluang yang bisa diambil, kita bisa mencari bahan-bahan untuk membuat konsep bahkan kita bisa melihat arah dari pasar dan para pesaing bisnis. Selama kita bisa memanfaatkan informasi yang ada di internet maka EO kita tidak akan ketinggalan dengan EO yang lain, dan konsep-konsep yang kita tawarkan ke klien tidak akan menjadi konsep yang monoton atau kuno.

Masih banyak lagi manfaat Teknologi yang bisa membantu perkembangan bisnis EO kita, misalnya untuk design, akunting, administrasi dan yang lainnya bahkan untuk mengembangkan ide-ide kreatif dari sebuah EO. Oleh karena itu jangan sampai EO kita menjadi EO yang gaptek.

Rahasia Menjadi Event Organizer Acara Musik Sukses

Rahasia Menjadi Event Organizer Acara Musik Sukses 

Perlunya Web Komunitas Event Organizer - Ada beberapa hal yg harus diketahui jika kita ingin membuat suatu konser musik, diantaranya adalah :

1. Tentukan tema acara,
Cari tema yang tidak membosankan “ kalau bisa merupakan ide baru, atau paling tidak merupakan ide lama yang dikemas secara lebih baik.

2. Cari sumber daya manusia yang qualified
Mengumpulkan teman yang mau berpartisipasi mengadakan sebuah pertunjukan tidaklah sulit— yang sulit adalah membuat mereka bekerja dengan efektif. Efektif disini artinya kontribusi mereka optimal terutama dalam Event Staging, Staging Lighting & Lighting Staging, sesuai dengan job description dari masing-masing personal, tidak tumpang tindih dan tidak sekedar menjadi penggembira.
Setelah tim terbentuk, buat time schedule. Lalu tentukan tugas masing-masing personal cth dalam pembagian Stage Concert & Concert Stage. Pembagian tugas harus jelas cth dalam menjaga Stage Concert & Concert Stage. Produksi, promosi, marketing, sampai penyelenggaraan acara, dan after party show bila ada. Semua harus berjalan baik sesuai dengan time schedule yang sudah dipersiapkan sebelumnya.
3. Survei venue, sound system, dan talent
Sebuah acara akan berhasil apabila didukung oleh tepat penyelenggaraan dan performer (band) yang tepat. Tidak harus selalu tempat yang mentereng, tidak harus selalu band yang mahal. Cukup yang sesuai dengan tema acara dan dalam Concert Staging, Staging Concert & Staging Event. Sound system juga adalah hal yang perlu diperhitungkan, karena sejago apa pun suatu band jika tidak didukung sound system yang baik akan terdengar berantakan. Satu catatan lagi adalah jangan terlalu banyak band yang tampil, apalagi dengan jenis musik yang mirip-mirip. Bayangkan lo dengerin satu kaset diulang-ulang sampe 10 kali. Rasanya sama. Sebuah atau beberapa band yang sudah mempunyai album dan massa sendiri akan lebih membantu. Penempatan band sebagai main performer dan pembuka juga akan berpengaruh untuk menaikkan grafik acara. Kalau bandnya terlalu banyak, dijamin grafiknya nggak stabil dan band-band bakal ribut soal penempatan jam perform. Ini biasanya terjadi kalo ada sebuah band yang sudah merasa lebih besar dari yang band lain yang tampil setelah mereka main. Apalagi kalo sebelumnya mereka ngga dibayar, atau–lebih parah lagi–disuruh bayar untuk perform di acara dan Concert Staging, Staging Concert & Staging Event itu. Pathetik!

4. Media relations
Jangan mimpi bakal mendapatkan banyak sponsor kalau media yang mendukung acara Stage Event & Event Stage cuma sedikit, apalagi kalo ga ada. Sekarang udah banyak TV swasta, radio swasta, majalah, bahkan webzine yang mau mendukung sebuah acara yang dikemas dengan baik. Tugas seorang promoter Stage Event & Event Stage yang baik adalah merepresent acara ke media-media ini untuk dipublikasikan seluas mungkin.

5. Buat proposal
Setelah sepakat dengan pihak venue, talent, dan mendapatkan dukungan media, buat proposal yang mencantumkan ketiganya. Hal yang paling penting adalah, cari sesuatu yang bisa membuat sponsor lebih tertarik untuk berpartisipasi.

6. Cari sponsor
Tugas utama seorang marketing adalah mencari partner yang mau bekerjasama demi kesuksesan sebuah acara, dan meyakinkan bahwa setelah acara ini selesai– dan ketika acara ini menjelma menjadi sebuah acara yang rutin dan berpengaruh Stage Lighting & Lighting Stage�”sponsor tersebut akan mendapatkan lebih dari sekedar logo di pamflet harus diberi Stage Lighting & Lighting Stage. Semua leading brand melakukan sponsoring. Yang mau menjadi leading brand, ya harus sponsoring. Asal acaranya benar-benar dipersiapkan dengan baik, sponsor dijamin nempel kayak perangko.

jadi persiapkanlah semuanya secara matang agar event dapat berjalan dengan lancar.

Event organizer

Penyelenggara acara (Inggris:Event organizer) adalah istilah untuk penyedia jasa profesional penyelenggara acara. Meski bisa dialihbahasakan, namun umumnya istilah aslinya tetap dipergunakan. Atau untuk mudahnya disebut EO Pada dasarnya, tugas dari EO. adalah membantu kliennya (client) untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri. Menurut buku, "EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer" ditulis oleh professional Event Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis memiliki definisi sebagai berikut : Usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan membuat acara.